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Moderation virtueller Meetings

Seit Inkrafttreten der Corona-Massnahmen des Bundesrates arbeitet ein grosser Teil der Schweizer Bevölkerung aus dem Homeoffice. Diese Veränderung stellt Firmen vor die neue Herausforderung, die Zusammenarbeit virtuell zu organisieren und zu strukturieren. Führungskräfte und Mitarbeitende haben nun die schwierige Aufgabe, diesen Lernschritt in die digitale Teamarbeit in rasantem Tempo und unter erschwerten Bedingungen zu meistern.

Wer schon einmal an einem digitalen Meeting teilgenommen hat, hat höchst wahrscheinlich die Tücken und Hürden, die diese Art der Zusammenarbeit in sich birgt, bereits erlebt. Die Technik streikt, mehrere Teilnehmende reden gleichzeitig, das Gesagte geht scheinbar ins Leere oder es stellt sich im Nachhinein heraus, dass Verwirrung und Chaos bezüglich der besprochenen Themen herrscht. Wir vom Skillsgarden Team haben deshalb unsere Tipps für die Moderation von digitalen Meetings gesammelt und in der nachfolgenden Liste für Sie zusammengefasst.

Vorbereitung – ist ja logisch…

Dass Meetings, egal ob virtuell oder face-to-face gut vorbereitet sein müssen, sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Dennoch wollen wir dies hier nochmals erwähnen, denn die Vorbereitung von virtuellen Meetings zu vernachlässigen ist ein fataler Fehler. Anders als bei face-to-face Meetings, ist die Gefahr virtuell grösser, dass sich einzelne Teilnehmende unbemerkt mit ganz anderen Themen ablenken.

Tipp 1: Sammeln Sie Themenwünsche im Vorfeld und erstellen sie basierend darauf eine Agenda, die für jeden Punkt auf der Traktandenliste klarstellt, um was es geht, wer dafür zuständig ist, wie viel Zeit zur Verfügung steht und welche Ziele oder Erwartungen mit dem Punkt verbunden sind. Versenden Sie die Agenda vor dem Meeting an die Teilnehmenden und formulieren Sie allfällige Vorbereitungsaufgaben.

Aller Anfang ist schwer

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass das Gefühl der Zeitknappheit dazu verleitet, direkt ins Thema zu springen, ohne die Teilnehmenden abzuholen.

Tipp 2: Starten Sie Ihr digitales Meeting mit einem Icebreaker oder einem Check-in, bei welchem alle Teilnehmenden einen kurzen unverfänglichen Input liefern sollen. Was uns immer wieder zum Schmunzeln bringt: Jeder Teilnehmende postet in den Chat sein #Hashtag zum Wochenende.

Tipp 3: Investieren Sie nach dem lockeren Einstieg einige Minuten, um alle Teilnehmenden auf den gleichen Stand bezüglich der digitalen Knigge-Regeln zu bringen.

Tipp 4: Machen Sie den Ablauf des Meetings explizit und verdeutlichen Sie stets den Prozess, indem Sie ankündigen, was im nächsten Schritt genau passiert und was dabei die Erwartungen an die Teilnehmenden sind.

Technische Probleme haben Vorrang

Besonders am Anfang der virtuellen Zusammenarbeit, wenn die Technik noch nicht getestet oder die Teilnehmenden noch nicht sattelfest sind, kommt es vermehrt zu technischen Problemen.

Tipp 5: Geben Sie dem Lösen technischer Probleme Vorrang. Dies ist zwar mühsam und verzögert den Verlauf des Meetings, jedoch lohnt sich die Zeitinvestition. Einerseits, weil dadurch alle Beteiligten alle Inhalte mitbekommen und mitreden können, und andererseits, weil die gleichen technischen Probleme zukünftig hoffentlich vermieden werden können.

Tipp 6: Experimentieren Sie und finden Sie heraus, welche technischen Hilfsmittel zu Ihren Bedürfnissen passen. Dies kann je nach Art des Meetings verschieden sein. Oft lohnt es sich auch, mehrere digitale Kooperationstools zu kombinieren.

Virtuellen Fokus schaffen

Man kennt das Bild: Man sitzt in einem Meeting und vereinzelte Teilnehmende bearbeiten parallel E-Mails oder tippen auf ihrem Handy herum. Die Gefahr von Ablenkung ist im virtuellen Raum noch grösser, weil eh jeder schon vor dem Bildschirm sitzt und sich «unbeobachtet» fühlt.

Tipp 7: Versuchen Sie die Teilnehmenden bei der Stange zu halten, indem Sie dem Meeting einen virtuellen Fokus geben. Wenn auf einem geteilten Bildschirm etwas läuft, das man nicht verpassen will, lässt man die E-Mails eher ruhen.

Tipp 8: Protokollieren Sie Ihr digitales Meeting fortlaufend auf einem geteilten Bildschirm. Dies fördert bei den Teilnehmenden das Verständnis für das Gehörte, die Beitragenden fühlen sich verstanden und zusätzlich sparen Sie damit Zeit bei der Nachbereitung. Zusatztipp: Auch Emojis eignen sich sehr gut, um ohne viel Text im Meeting mit zu visualisieren.

Wechseln vom Monolog zum Dialog

Das Abschweifen der Teilnehmenden kann ausserdem eingedämmt werden, wenn man sie immer wieder aktiv einbindet.

Tipp 9: Versuchen Sie die Passivität der Teilnehmenden durch aktive Elemente zu durchbrechen, beispielsweise mit online Umfragen oder Abstimmungen, direkten Aufforderungen zu verbalen Kommentaren oder Einreichung von kurzen Beiträgen im Chat.

Tipp 10: Achten Sie darauf, dass sich Diskussionsrunden auf eine ganz konkrete Fragestellung und Feedbackrunden auf einen ganz konkreten Vorschlag beziehen.

Tipp 11: Falls es Diskussionen unter Subgruppen gibt, die manche Teilnehmenden gar nicht betreffen, nehmen Sie das Thema auf und bitten Sie die Beteiligten, dieses in einer separaten Runde zu klären.

Verständnis ist nicht selbstverständlich

Bei der Kommunikation wird ein grosser Teil der Nachricht über para-verbale oder non-verbale Signale transportiert, die bei der virtuellen Kommunikation fehlen oder weniger klar sind.

Tipp 12: Tragen Sie den erschwerten Bedingungen Rechnung, indem Sie Ihr Sprechtempo anpassen und die Sprechsequenzen kurz halten.

Tipp 13: Paraphrasieren Sie als Moderator*In das Gesagte und lassen Sie regelmässig Raum für Verständnisfragen.

Abschluss abrunden

Besonders wenn die Zeit knapp wird, kann man beobachten, dass der Abschluss von virtuellen Meetings oft holprig und abrupt ist. An dieser Stelle gilt es, das Meeting sauber abzurunden.

Tipp 14: Geben Sie nochmals einen Überblick über die besprochenen Themen und machen Sie deutlich, was weiter passieren wird.

Tipp 15: Besonders nach den ersten virtuellen Meetingversuchen empfiehlt es sich, im Team am Ende eine kleine Reflexionsrunde zu machen und zu diskutieren, was man am Meeting gut fand und was man sich für das nächste Meeting anders wünschen würde.

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen an Ihrem nächsten Meeting helfen, produktiv im virtuellen Raum zusammenzuarbeiten. Wenn Sie die Moderation trotzdem lieber den Profis überlassen möchten, kontaktieren Sie uns unter info@skillsgarden.ch.

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Autorin: Katrin Hasler