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Alle Jahre wieder: Die Kunst der Mitarbeitergespräche

Diese sechs Reminder helfen, dass dabei Freude aufkommt

Die Zeit des Jahreswechsels ist in vielen Unternehmen auch die Zeit der jährlichen Mitarbeitergespräche. Die wichtigsten Do‘s and Dont‘s für Führungskräfte sind heutzutage weit bekannt. Und dennoch höre ich immer wieder Mitarbeitende, die sich über unangenehme Mitarbeitergespräche beklagen und mir haarsträubende Beispiele erzählen, was sie dabei schon erlebt haben. Wir von Skillsgarden leiten jährlich Trainings zum erfolgreichen Führen von Mitarbeitergesprächen und beobachten, mit welchen Hürden sich auch langjährige Führungskräfte immer wieder schwertun. Ein guter Zeitpunkt also, um sich einige Tipps und Tricks für Führungskräfte in Erinnerung zu rufen.

Im Rahmen des Performance Managements sind Mitarbeitergespräche häufig auch mit der Evaluation der Zielerreichung und entsprechenden Bonuszahlungen verbunden. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Standards und Zielsysteme werden heiss debattiert. Ich möchte an dieser Stelle bewusst darauf verzichten, in diese Debatte einzusteigen. Fest steht, in vielen Unternehmen ist das jährliche Mitarbeitergespräch nach wie vor Praxis und unabhängig davon, welches Zielsystem ein Unternehmen verfolgt, gibt es bessere und schlechtere Arten, ein Mitarbeitergespräch zu führen. Ein erfolgreich geführtes Gespräch ist eine Chance, den Mitarbeitenden Wertschätzung zu zeigen, sie zu motivieren und sie bei ihrer eigenen Entwicklung zu unterstützen. Diese sechs Tipps sind ein guter Anfang, um das Beste aus dem Mitarbeitergespräch zu machen.

  1. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Egal, wie redegewandt und reflektiert eine Führungskraft sein mag, das Mitarbeitergespräch ist nie der richtige Moment für Improvisation. Die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Gespräch beginnen mit der Vorbereitung. Planen Sie sich dafür genügend Zeit ein. Es ist anstrengend, sich ganz auf einzelne Mitarbeitende einzulassen und sich intensiv über sie Gedanken zu machen. Machen Sie nicht bloss Kreuze auf einer Bewertungsskala, sondern halten Sie Ihre dazugehörigen Überlegungen inkl. Beispielen schriftlich fest. Diese können enorm wertvoll sein, um bei den Mitarbeitenden ein Verständnis für eine Bewertung zu schaffen, und helfen, daraus spezifische Handlungsansätze für die Zukunft abzuleiten. Lassen Sie Ihre Gedanken am besten ein paar Tage reifen, denn häufig erkennt man so weitere Dinge, die einem nicht auf Anhieb einfallen.

  1. Bescheidenheit oder die Illusion der Objektivität

Viele Führungskräfte schätzen sich selbst als stets objektiv ein und unterschätzen, wie fehlerhaft und verzerrt die menschliche Wahrnehmung ist. Bei abweichenden Selbsteinschätzungen von Mitarbeitenden gehen sie häufig davon aus, dass das Problem bei deren Selbstwahrnehmung liegt. Hier ist Bescheidenheit gefragt! Gehen Sie immer davon aus, dass Sie selbst falsch liegen könnten. Dies öffnet den eigenen Blickwinkel für andere Perspektiven. Es kann auch hilfreich sein, für die Vorbereitung Leitfragen zu formulieren, die den Fokus gezielt auf unterschiedliche positive und negative Aspekte lenken. Jeder Mitarbeitende besitzt viele Facetten, versuchen Sie, diesen gerecht zu werden.

  1. Der Name „Gespräch“ soll verdient sein

Ein weiterer häufig beobachteter Stolperstein ist, dass sich Führungskräfte um Kopf und Kragen reden. Sie sind so sehr bemüht, ihre eigenen Beobachtungen und Einschätzungen zu erklären, dass das Gespräch zu einem Monolog wird. Lassen Sie den Mitarbeitenden genügend Raum, um zu Ihren Aussagen Stellung zu nehmen. Stellen Sie offene Fragen und hören Sie genau hin, wenn die Mitarbeitenden ihre Perspektiven erläutern. So zeigen Sie Wertschätzung und können selbst neue Dinge über Ihre Mitarbeitenden lernen.

  1. Aufmerksames Beobachten auch im Gespräch

Aufmerksames Beobachten im Arbeitsalltag ist die Grundlage für eine hilfreiche Rückmeldung im Mitarbeitergespräch. Doch auch während des Gesprächs selbst lohnt es sich, die Augen und Ohren offen zu halten. Besonders kritische Rückmeldungen lösen beim Gegenüber häufig eine emotionale Kampf- oder Fluchtreaktion aus. Die meisten Führungskräfte haben wenig Probleme im Umgang mit Kampfreaktionen. Die Fluchtreaktionen bleiben jedoch häufig unbemerkt. Achten Sie auf Signale, die darauf hindeuten, dass Mitarbeitende sich zurückziehen, sich verschliessen und nur noch darauf warten, dass das Gespräch endlich zu Ende ist. Versuchen Sie, dies anzusprechen und die Mitarbeitenden ins Gespräch zurückzuholen. Wenn das nicht gelingt, kann man das Gespräch auch unterbrechen. Dies gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, die Rückmeldung zu verdauen und sich in Ruhe Gedanken zu machen.

  1. Die „unsichtbare Armee“ hat im Gespräch nichts verloren

In Übungen zu Gesprächssituationen höre ich immer wieder, wie Führungskräfte die „unsichtbare Armee“ zitieren. Wenn die Mitarbeitenden einer Rückmeldung von ihnen widersprechen, kommen Aussagen wie „Ich habe das mit anderen Führungskräften besprochen und die sehen es auch so“ oder „Ich habe auch schon von anderen Teammitgliedern gehört, dass dein Verhalten diesbezüglich ein Problem ist“. Obwohl es sehr verlockend ist, bestätigende Aussagen von Drittpersonen ins Gespräch einfliessen zu lassen, sollte man unbedingt davon absehen. Sie geben den Mitarbeitenden das Gefühl, dass hinter ihrem Rücken über sie gelästert wird, und es kommt automatisch die Frage auf: Wer hat das über mich gesagt? Argumentieren Sie im Mitarbeitergespräch ausschliesslich von Ihrem eigenen Standpunkt, Ihren eigenen Beobachtungen und Ihren eigenen Ansichten aus.

  1. Vorsicht mit gut gemeinten Versprechen

Zu guter Letzt sollten Führungskräfte vorsichtig im Umgang mit Versprechen sein, die sie nicht halten können. Besonders wenn mit Mitarbeitenden über deren persönliche Weiterentwicklung gesprochen wird, sind Führungskräfte immer wieder dazu verleitet, Dinge zu versprechen, die später womöglich an der Realität des Arbeitsalltages scheitern. Obwohl die Versprechen im Gespräch häufig Freude auslösen, ist der Frust im Laufe des Jahres dann umso grösser, wenn diese nicht eingehalten werden. Beispielsweise wenn aufgrund der vielen Arbeit doch keine Zeit für Weiterbildung zur Verfügung steht oder wenn aufgrund der Marktlage doch kein Projekt mit Zusatzverantwortung übergeben werden kann. Bleiben Sie hier zurückhaltend realistisch, damit auch das Mitarbeitergespräch im Folgejahr wieder ein angenehmes werden wird.


Autor: Katrin Hasler

360° Feedback

Auf der Spur des Geheimnisses der Soft Skills

Jedermann weiss heutzutage, dass Soft Skills im Arbeitsalltag von zentraler Bedeutung für die persönliche Entwicklung, die Zusammenarbeit und die Leistung sind. Oftmals entscheiden ebendiese überfachlichen Qualifikationen darüber, wer angestellt oder befördert wird. Doch wie misst man dieses schwer fassbare Wundermittel? Basiert dessen Einschätzung doch meist auf dem subjektiven Empfinden oder dem Bauchgefühl des Betrachters? Eine 360° Feedbackanalyse ist ein guter Startpunkt.

 

Der Schein trügt und unsere Wahrnehmung ist fehleranfällig

Eines steht fest: So etwas wie eine objektive Einschätzung von Soft Skills existiert nicht. Die psychologische Forschung hat gezeigt, dass die menschliche Wahrnehmung immer subjektiv gefärbt und fehleranfällig ist. So wurden bis zum heutigen Tag über hundert Arten sogenannter „Biases“ (Verzerrungen) entdeckt, die unsere Wahrnehmung systematisch verzerren.

Quelle Abbildung: commons.wikimedia.org

 

Kein Wunder gibt es häufig eine Diskrepanz zwischen der Selbst- und der Fremdeinschätzung von Soft Skills. Der Versuch, die Messung von Soft Skills auf der Einschätzung einer Einzelperson zu basieren, wäre somit fatal. Ein weniger verzerrtes Bild zeigt sich, wenn mehrere Personen um eine Einschätzung gebeten werden. Und noch besser wird es, wenn diese Personen die Soft Skills in unterschiedlichen Situationen erleben. Genau diesen Grundgedanken verfolgt das 360° Feedback, bei welchem eine Person nicht bloss vom Vorgesetzten beurteilt wird, sondern Feedback von allen Seiten, das heisst nebst dem Vorgesetzten auch von Kollegen, Mitarbeitenden und Kunden erhält und sich zusätzlich selber einschätzt.

360° Feedbacks für Führungskräfte: Ermutigende Bestätigung und Aha-Momente

Mit der Realfeedback-Plattform von Skillsgarden wird die Umsetzung einer 360° Feedbackanalyse und somit die Möglichkeit, den Soft Skills auf die Spur zu kommen, ganz leicht. Nachdem die Feedbackschwerpunkte ausgesucht und die Feedbackgeber ausgewählt wurden, läuft die Umfrage online und die Feedbackgeber können mit nur wenig Aufwand ihre Einschätzungen von Verhaltensweisen des Feedbackempfängers inklusive offener Kommentare abgeben. Im anschliessenden Rückmeldegespräch mit einem/einer Berater/in von Skillsgarden erhalten die Feedbackempfänger eine Rückmeldung dazu, wie ihre Soft Skills von den verschiedenen Feedbackgeber-Gruppen eingeschätzt wurden. Ich habe schon mit vielen Führungskräften positive Feedbacks besprechen dürfen, die eine ermutigende, bestärkende oder bestätigende Wirkung für geschätzte Verhaltensweisen zeigten. Jedes Rückmeldegespräch beinhaltete bisher aber auch Aha-Momente für die Führungskräfte, bei denen gewisse Feedbacks sie gezielt zur Reflexion über das eigene Verhalten anregten. Auf dieser Basis gelang es uns, Massnahmen zu entwickeln, um sowohl Stärken in den Soft Skills noch weiter auszubauen als auch neue Wege zu finden, um die Schwächen anzugehen und zu verbessern.

Es braucht Mut, sich dem Spiegel, den andere einem vorhalten, zu stellen. Insbesondere, wenn man sich wie beim 360° Feedback in ein ganzes Spiegelkabinett wagt. Doch eines ist sicher: Wer im Spiegelkabinett war, hat sich selber besser kennengelernt und neue Inspiration für persönliches Wachstum gefunden.

Autorin:
Katrin Hasler