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Interaktive virtuelle Grossworkshops

Meine Erfahrungen mit 50+ Personen im Videocall

Im Austausch mit meinen Kunden dominieren in der letzten Zeit zwei Schlagworte: Transparenz und Beteiligung. Egal ob in Diskussionen zur Strategie, zur Unternehmenskultur, zu Schnittstellenproblematiken oder zur Zusammenarbeit in Teams, diese beiden Wünsche werden immer wieder genannt. Damit ist keineswegs die Informationsflut von „offiziellen Mitteilungen“ per E-Mail gemeint. Nein, die Leute wollen sich austauschen, einbringen und mitentscheiden. Ein Weg, dies unter den momentanen Umständen zu tun, bieten virtuelle Grossworkshops.

Mit zunehmender Komplexität, Verantwortung und Schnelllebigkeit sind diese Wünsche nur verständlich. Dazu kommt eine gewisse Abkapselung vieler im Homeoffice. Wir werden zum Spielball von sich ständig verändernden äusseren Umständen, und Transparenz und Beteiligung geben uns das Zepter ein Stück weit zurück in die eigene Hand.
Transparenz und Beteiligung waren auch die Ziele von verschiedenen virtuellen Führungskräfteworkshops, die ich in den letzten Monaten moderieren durfte. Vor der COVID-19 Pandemie fanden solche Veranstaltungen, in denen alle Führungskräfte eines Unternehmens in einem netten Seminarhotel zusammengetrommelt wurden und gemeinsam an Themen arbeiteten, vielerorts regelmässig statt. Dann konnte man sich plötzlich nicht mehr persönlich treffen und es musste alles schnell gehen, was dazu führte, dass die Entscheidungen meist im kleinen Kreis in den Geschäftsleitungen getroffen wurden. Doch je länger die Pandemie andauerte, desto lauter wurden die Forderungen nach Transparenz und Beteiligung aus der Belegschaft. So wie es derzeit aussieht, werden Treffen in grösseren Gruppen wohl auch in nächster Zeit nicht möglich sein. Dies bewegt immer mehr Unternehmen dazu, Grossworkshops mit allen Führungskräften virtuell durchzuführen.

Die wichtigsten Elemente für interaktive virtuelle Grossworkshops

Anfangs hielt sich der Enthusiasmus, einen ganzen Tag mit über 50 Personen in einem Videocall zu stecken, bei den Kunden eher in Grenzen. Zu präsent sind die mühsamen Erfahrungen auf videolose Kacheln und endlose geteilte Powerpoint Präsentationen im Bildschirm zu starren. Doch richtig umgesetzt, ist der virtuelle Grossworkshop für alle ein Gewinn.
Wir von Skillsgarden setzen darauf, aus virtuellen Grossworkshops viel mehr als eine Informationsveranstaltung zu machen. Deswegen folgen auf kurze Inputs jeweils Diskussionen zum Gehörten in Kleingruppen. Die Funktion der Breakout-Räume auf Zoom, MS Teams und Webex macht dies problemlos möglich. Die Kleingruppen bieten Platz für Austausch und Beteiligung. Die Fazits werden im Anschluss kurz durch einen Sprecher in der grossen Runde vorgestellt.
Des Weiteren achten wir darauf, dass nicht nur geredet, sondern auch gearbeitet wird. Genau wie man im Seminarhotel Flipcharts, Pinnwände und Whiteboards nutzt, ist das Festhalten von Arbeitsergebnissen auch virtuell unerlässlich. Um dies zu ermöglichen, setzen wir technische Hilfsmittel wie beispielsweise Miro, Mural oder Padlet ein. Dies sind virtuelle Whiteboards, an denen alle Teilnehmenden simultan arbeiten können. Nach nur einer kurzen Einführungssession vor dem Workshop und ein bisschen Ausprobieren fällt es den allermeisten Teilnehmenden leicht, ihre Beiträge, Fragen oder Feedbacks darauf festzuhalten.
Es ist unbestritten, dass virtuelle Veranstaltungen den persönlichen Austausch in Pausen oder beim gemeinsamen Essen nicht ganz ersetzen können. Um dennoch persönliche Gespräche zu fördern, veranstalten wir nach dem Workshop meist noch einen freiwilligen virtuellen Apéro. Mit Tools wie Spatial Chat oder Wonder können sich die Teilnehmenden mit einem Getränk ihrer Wahl ganz einfach vor dem Computer mit ihrem Avatar in einem virtuellen Raum bewegen und den Tag mit ihren Kollegen ungezwungen in individuellen Gesprächen ausklingen lassen.

Das Fazit ist positiv

Natürlich lief nicht immer alles auf Anhieb glatt und auch ich habe schon einige technische Probleme erlebt. Mit ein wenig Flexibilität, einem Plan B und Ideenreichtum sind diese aber in der Regel schnell überwunden und sorgen auch immer wieder mal für einen Lacher.
Mit virtuellen Grossworkshops macht man das Beste aus der derzeitigen Situation und passt sich den Bedingungen an. Richtig umgesetzt, bieten sie eine wertvolle Chance, aus sicherer Distanz interaktiv zusammenzuarbeiten. Dies zeigen auch die Feedbacks von diversen positiv überraschten Teilnehmenden, die einen ganzen Tag im Videocall am Ende gar nicht so schlimm, sondern sogar sehr gut fanden.

Testimonial zu einem Strategieworkshop:
«Viele Mitarbeiter*innen, unzählige Ideen, eine Strategie. Dank der sehr professionellen Unterstützung in der Organisation und Moderation durch Skillsgarden ein Vorhaben, das am Gelingen ist.»
Christian Müller, Leiter Personal und Finanzen, PUSCH

Mit Informationsflut können die derzeitigen Herausforderungen nicht bewältigt werden. Gerade jetzt ist es wichtig, alle Köpfe zusammenzustecken, Transparenz und Beteiligung zu ermöglichen und ein Wir-Gefühl zu pflegen.
Wir von Skillsgarden unterstützen Sie dabei, dass auch Ihre virtuellen Veranstaltungen ein Erfolg werden. Erfahren Sie hier mehr über unser Angebot oder kontaktieren Sie uns direkt unter info@skillsgarden.ch.

Autorin: Katrin Hasler