Zweitägige Transformations-Workshops – ein bewährtes Format bei grossen Veränderungen

Wir sprechen viel über Veränderungen und wie wichtig heute die Kompetenzen im Umgang damit sind. In diesem Blogbeitrag geht es um ein Workshop-Format, welches sich bei der Umsetzung von tiefgreifenden Veränderungen (Transformationen) in Unternehmen bewährt hat.

Skillsgarden begleitet des Öfteren grosse Veränderungsprojekte in Unternehmen. Dabei handelt es sich meist um beträchtliche strukturelle Veränderungen wie Reorganisationen oder grundlegende Veränderungen in der Arbeitsweise, beispielsweise Agilität, die alle Bereiche des Unternehmens tangieren. In den diesen Fällen sprechen wir von Transformationen, also von Veränderungen, die fundamental und dauerhaft sind. Um die nachhaltigen Erfolgschancen einer solchen Transformation zu steigern, müssen die Mitarbeitenden eingebunden, mitgenommen und begleitet werden. Für genau diese Herausforderung haben wir ein Workshop-Format entwickelt, welches sich bei diversen Unternehmen in unterschiedlichen Branchen und Ländern als wichtiger Pfeiler der Begleitung von Transformationen bewährt hat.

Im Rahmen der Transformations-Workshops werden Mitglieder von Arbeits- oder Schnittstellenteams zwei Tage aus dem Arbeitsalltag herausgenommen, um eine gemeinsame Basis für die Transformation zu schaffen. Darüber hinaus arbeiten sie angeleitet an konkreten Themen und Herausforderungen. Im Vorfeld findet ein Briefing mit den zuständigen Führungspersonen statt, um den Rahmen des Workshops zu klären.

 

Ein sanfter Einstieg, damit alle vom Gleichen sprechen

Am ersten Tag des Workshops geht es darum, dass die Teilnehmenden eine gemeinsame Sprache zur Transformation entwickeln. Dabei gibt es Trainingselemente zu Grundlagen von Veränderungen sowie zu weiteren ausgewählten Skills, die für die spezifische Transformation relevant sind. Nebst theoretischen Inputs reflektieren die Teilnehmenden, was das Gehörte für ihren Arbeitsalltag bedeutet, und tauschen sich darüber aus. Dies fördert ein geteiltes Verständnis der Herausforderungen. Darüber hinaus gibt es immer wieder praktische Übungen, in denen sie Kompetenzen beispielhaft erleben und üben können.

Häufig findet am Abend des ersten Tages ein Apéro oder ein gemeinsames Nachtessen statt. Dies stärkt das Gemeinschaftsgefühl unter den Teilnehmenden zusätzlich und fördert den Teamspirit für den darauffolgenden Tag.

 

An Herausforderungen arbeiten, die sowieso gemeistert werden müssen

Am zweiten Tag geht es ans Eingemachte: Die Teilnehmenden gestalten Aspekte der Transformation selbst aus. Wichtig ist dabei, dass es um Herausforderungen gehen soll, die das Team im Rahmen der Transformation sowieso für sich lösen muss. Es soll also weder eine Alibiübung noch einen Zusatzaufwand darstellen.

Zuerst werden Herausforderungen gesammelt und anschliessend priorisiert. Die Teams entscheiden also selbst, welche Themen sie im Rahmen des Workshops bearbeiten wollen. Je nach Anzahl der Teilnehmenden (in der Regel 12 bis 20 Personen) kann an drei bis vier Themen parallel gearbeitet werden. Nach der Auswahl der Themen werden Gruppen gebildet, die separat für eine bestimmte zeitliche Dauer, normalerweise zwischen 30 und 40 Minuten, eine Fragestellung zum Thema bearbeiten. Nach Ablauf der Zeit gibt es Präsentationen aus jeder Gruppe und die anderen Gruppen werden gebeten, Feedback zu geben und so an den Themen mitzuwirken. Danach geht es in die nächste Runde, in der die Gruppen wieder parallel eine weitere Fragestellung bearbeiten.

Die Fragestellungen sind so gestaltet, dass am Ende folgende Resultate herauskommen:

  1. eine gemeinsame Definition des Themas / der Herausforderung
  2. ein Backlog an zu lösenden Aufgaben
  3. eine Sammlung an möglichen Lösungsideen und
  4. ein konkreter Umsetzungsplan für eine ausgearbeitete Lösungsidee

So werden nach vier bis fünf Arbeitsrunden mit allen Teilnehmenden gemeinsam die nächsten Schritte inkl. Zuständigkeiten und Deadlines verabschiedet.

 

Ein Erfolgsrezept

Wir haben mit diesem Format durchwegs positive Erfahrungen gemacht. Es funktioniert, unabhängig von Themen und kulturellen Hintergründen, meist relativ problemlos. Von den Teilnehmenden wird dabei viel gefordert und das zeitgebundene, fokussierte Arbeiten führt dazu, dass es nie langweilig wird. So gehen nicht nur wir Moderator*innen von Skillsgarden am Ende des zweiten Tages erschöpft und doch zufrieden nach Hause.

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Autorin: Katrin Hasler